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有限公司章程的設(shè)計丨召開股東會的“通知”
發(fā)布時間:2021-07-30 09:41:25| 瀏覽次數(shù)：


有限公司章程的設(shè)計丨召開股東會的“通知”


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 引言

有限公司具有較強的人合性，股東之間一般多為親朋好友，關(guān)系親密，很多事務(wù)的處理基本上“說一聲”即可達成一致，一般很少會召開股東會。但是，股東之間一旦出現(xiàn)矛盾，“說一聲”將不再有效，那么股東會的召開就顯得尤為重要。根據(jù)我國《公司法》第41條之規(guī)定，召開股東會必須履行通知程序。
此時，股東才發(fā)現(xiàn)，且不說公司成立多年不知道該如何召開股東會，甚至連召開股東會通知的具體內(nèi)容都不甚明了。而且，實踐中還經(jīng)常發(fā)生擬召開股東會卻不能有效通知，因股東不到會而導致股東會不能順利召開的情況，或者即使召開了股東會，但通過的股東會決議也被股東申請撤銷。
那么，公司章程該如何約定召開股東會“通知”的有關(guān)內(nèi)容呢？
 
一、通知時間
（一）法律規(guī)定
我國《公司法》規(guī)定召開股東會需要提前進行通知，其意義在于確保股東能夠提前知曉何時何地召開股東會及股東會審議事項，從而能夠提前考慮是否參加股東會，以及對股東會的審議事項提前作出充足的準備。
根據(jù)《公司法》第41條第1款之規(guī)定：“召開股東會會議，應當于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外?！币虼?，有限公司召開股東會的通知時間，可作出如下理解：
1、該條規(guī)定了召開股東會通知時間的一般規(guī)則，即應當于股東會召開十五日前通知全體股東；
2、該條規(guī)定了公司召開股東會通知時間的特殊規(guī)則，即可以通過公司章程或者全體股東另行約定召開股東會的通知時間，而且約定的通知時間不受十五日的限制，可超過十五日，也可小于十五日；
3、雖然《公司法》第39條規(guī)定了有限公司股東會分為定期會議和臨時會議，但是該條對定期會議和臨時會議的通知時間并未未加以區(qū)分。
（二）公司章程設(shè)計的建議
有限公司可在公司章程中自由規(guī)定召開股東會的通知時間，時間的長短可根據(jù)股東的人數(shù)、居住地等靈活設(shè)置，尤其對臨時股東會的通知時間可作出靈活約定，以免因召開股東會而延誤商機，但是不建議將通知時間規(guī)定的過短，通知時間規(guī)定的過短將不利于股東對需股東會審議的事項做出充分的準備。
 
二、通知方式
（一）法律規(guī)定
《公司法》除了第102條第1款規(guī)定了發(fā)行無記名股票的股份有限公司召開股東大會，應當公告會議召開的時間、地點和審議事項外，對股東會、股東大會通知的方式均未作出限制性規(guī)定。
實踐中，公司召開股東會通常以書面通知為主，電子通知、公告通知為輔。由于科技發(fā)展日新月異，微信成為人們溝通最主要方式之一，那么，如果使用微信方式通知股東會事宜是否有效？因為《公司法》對有限公司召開股東會的通知方式未作任何規(guī)定，所以，股東在公司章程中可以約定召開股東會的通知方式，包括微信等方式。
（二）公司章程設(shè)計的建議
1、有限公司可通過公司章程對召開股東會的通知方式進行明確，以確保能夠順利送達通知。
2、有限公司可根據(jù)股東的人數(shù)、構(gòu)成等選擇通知方式，尤其是書面通知應當為首選。除此之外，當書面通知無法送達時，還可以在公司章程中約定以公告的方式作為補充通知的形式，而以何種方式進行公告也可以具體說明，比如公司網(wǎng)站、當?shù)赜杏绊懥Φ膱罂取?/span>
3、此外，建議在公司章程中約定各種通知方式的有效送達條款，避免有些股東惡意拒收通知，導致股東會無法順利召開，或者因未有效通知導致通過的決議被法院撤銷。
 
三、通知內(nèi)容

（一）法律規(guī)定

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   通過以上兩條對比，《公司法》對有限公司召開股東會的通知與股份有限公司召開股東大會的通知的規(guī)定有所不同，《公司法》規(guī)定了股份有限公司召開股東大會的通知應當包括時間、地點和審議的事項，但是對于有限公司召開股東會的通知，僅規(guī)定須提前通知，除此之外未規(guī)定其他內(nèi)容，未提及通知的內(nèi)容。


（二）公司章程設(shè)計的建議
由于《公司法》并未規(guī)定有限公司召開股東會的通知應當包括哪些內(nèi)容，為了避免因通知事項導致決議被撤銷，建議股東在公司章程中對通知內(nèi)容加以明確。
對于通知，至少需記載擬召開股東會的召集人、時間、地點、會議聯(lián)系人及聯(lián)系方式、會議將要審議的事項、股東委托代理人投票的注意事項、記錄人員等，若采用網(wǎng)絡(luò)投票的，還需要載明網(wǎng)絡(luò)投票的表決內(nèi)容和表決方式。
為使股東更加清晰地了解本次股東會決議的真實內(nèi)容，有必要將本次股東會擬要通過的決議內(nèi)容直接寫在會議通知中。如果股東會需要審議的事項，涉及重大交易的，也有必要將交易的必要條件和合同一同提供；涉及到關(guān)聯(lián)交易或與公司的董監(jiān)高等內(nèi)部人有利害關(guān)系的，通知內(nèi)容還需要披露利害關(guān)系的性質(zhì)和程度。
 
四、通知注意事項
為保證股東會能夠及時作出有效決議，保證公司的有效運行，有限公司應當在公司章程中詳細約定各種通知有效送達的方式，以保證相關(guān)通知能夠有效送達。除此之外，在發(fā)送通知時還應當注意以下方面：
（一）當采用書面方式直接發(fā)送通知時，應由股東本人在股東會通知送達回執(zhí)中簽收。
（二）當采用郵寄方式發(fā)送通知時，快遞單備注欄中應注明：“×年×月×日召開股東會的通知”字樣，并保存快遞單據(jù)。
（三）當采用電話方式發(fā)送通知時，應對電話通知進行錄音，注意保存錄音的原載體，如果股東來參加股東會，還應讓其書面確認收到通知的時間。
（四）當采用電子郵件方式發(fā)送通知時，股東回復郵件的，應保存郵件，不回復郵件但來參加股東會的，也應讓其書面確認收到通知的時間。
（五）當采用公證方式發(fā)送通知時，請公證員送達，出具公證書。
（六）當采用公告方式發(fā)送通知時，應用于股東下落不明或通過其他送達方式不能進行送達的情況時采用。
 
五、未有效送達通知后果
根據(jù)《公司法》第22條第2款之規(guī)定：“股東會或者股東大會、董事會的會議召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程，或者決議內(nèi)容違反公司章程的，股東可以自決議作出之日起六十日內(nèi)，請求人民法院撤銷?！?/span>
根據(jù)《中華人民共和國民法典》第85條之規(guī)定：“營利法人的權(quán)力機構(gòu)、執(zhí)行機構(gòu)作出決議的會議召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)、法人章程，或者決議內(nèi)容違反法人章程的，營利法人的出資人可以請求人民法院撤銷該決議。但是，營利法人依據(jù)該決議與善意相對人形成的民事法律關(guān)系不受影響?！?/span>
因此，如果有限公司召開股東會未能有效通知全體股東，屬于會議召集程序不合法之情形，股東可以自股東會決議作出之日起六十日內(nèi)，請求人民法院予以撤銷。
根據(jù)《最高人民法院關(guān)于適用<中華人民共和國公司法>若干問題的規(guī)定(四)》第4條之規(guī)定：“股東請求撤銷股東會或者股東大會、董事會決議，符合民法典第八十五條、公司法第二十二條第二款規(guī)定的，人民法院應當予以支持，但會議召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵，且對決議未產(chǎn)生實質(zhì)影響的，人民法院不予支持?！币虼?，召集程序僅有輕微瑕疵且對決議未產(chǎn)生實質(zhì)影響時，對公司治理規(guī)范影響較小，此時，如果股東請求撤銷相關(guān)決議，人民法院將不予支持。由于相關(guān)法律、法規(guī)、司法解釋等未規(guī)定輕微瑕疵、產(chǎn)生實質(zhì)影響的認定標準，司法實踐中對通知時間、方式、內(nèi)容等的裁判標準也有區(qū)別，為避免通過的決議被法院撤銷，建議嚴格按照《公司法》及公司章程的規(guī)定履行通知的程序。
參考案例：最高人民法院（2016）最高法民申300號民事裁定書；海南省高級人民法院（2015）瓊民二終字第18號民事判決書。
 
五、條款示例
第一條 召開股東會，應當于會議召開十五日前通知全體股東。股東會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的股東應當在會議記錄上簽名。
第二條 股東會的通知應當符合下列要求：
（一）以書面形式作出；
（二）會議的召集人、時間、地點及記錄人員；
（三）說明會議將討論的事項；
（四）向股東提供為使股東對將討論的事項作出明智決定所需要的資料及解釋；此原則包括（但不限于）在公司提出合并、購回股權(quán)時，應當提供擬議中的交易的具體條件和合同（如有），并對其起因和后果作出認真的解釋；
（五）如任何董事、監(jiān)事、總裁和其他高級管理人員與將討論的事項有重要利害關(guān)系，應當披露其利害關(guān)系的性質(zhì)和程度；如果將討論的事項對該董事、監(jiān)事、總裁和其他高級管理人員作為股東的影響有別于對其他同類別股東的影響，則應當說明其區(qū)別；
（六）載有任何擬在會議上提議通過的特別決議的全文；
（七）以明顯的文字說明，有權(quán)出席和表決的股東有權(quán)委任一位或者一位以上的股東代理人代為出席和表決，而該股東代理人不必為股東；
（八）載明會議投票代理委托書的送達時間和地點；
（九）聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式。
第三條 股東會的通知應當向股東以專人送出或者以EMS郵寄送出，收件人地址以股東名冊登記的地址為準。
通知未能送達的，也可以用公告方式進行。采用公告方式的，應當于會議召開前三十日內(nèi)，在公司住所地有影響力的報刊上刊登，一經(jīng)公告，視為股東已收到有關(guān)股東會議的通知。
 
六、結(jié)語
沒有程序正義，就沒有實體正義。通知為召開股東會的必經(jīng)環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系到股東會程序的合法性，如果未能完全履行通知義務(wù)，股東會決議可能會因程序存在瑕疵、錯誤等面臨被撤銷的后果。因此，應當在符合法律規(guī)定的前提下，在公司章程中應詳細規(guī)定召開股東會通知的相關(guān)內(nèi)容。
 


——版權(quán)聲明——
未經(jīng)著作權(quán)人書面授權(quán)許可，任何機構(gòu)和個人不得以任何形式復制、引用，包括但不限于不得制作鏡像、語音、視頻等內(nèi)容。違反上述約定的，著作權(quán)人就此有權(quán)就侵權(quán)人的違法行為追究其法律責任。 
 
——免責聲明——
本著作內(nèi)容或展示的機構(gòu)或者個人觀點、結(jié)論、數(shù)據(jù)及其他信息僅供參考之目的，不代表首特律師事務(wù)所觀點。首特律師事務(wù)就此保留最終法律權(quán)利。 
 

    作者：黃春帥，北京首特律師事務(wù)所實習律師；指導：方富貴，北京首特律師事務(wù)所主任律師。

    投稿/簡歷投遞：
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